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DE

Pro­zess­optimierung mittels Process Mining Einführung im Einkauf bei einem 1st Tier Zul­ieferer aus dem Mobility Sektor

Ausgangssituation

  • 1st Tier Zulieferer im Mobility Sektor – hauptsächlich Rail und Bus – mit ca. 650 Mio. € Umsatz
  • Hohe Variantenvielfalt sowohl im direkten als auch indirekten Bereich
  • Hohes Transaktionsvolumen im Purchase-to-Pay (P2P) Prozess, abteilungsübergreifend, mit vielen verschiedenen Genehmigungen, Prozessanforderungen und Lieferanten
  • Fehlende Transparenz über den Prozess und seine Varianten
  • Lange Durchlaufzeit und hoher manueller Arbeitsaufwand

Zielsetzung

  • Reduzierung der Einkaufs-Prozesskosten
  • Transparenz über die tatsächlichen Prozessabläufe im P2P-Prozess erlangen
  • Ursachen für Ineffizienzen und Optimierungs- sowie Automatisierungspotenziale ermitteln
  • Compliance sicherstellen und Maverick Buying verhindern

Vorgehensweise

  • Extraktion aller P2P-Prozessdaten (Case-ID, Aktivität, Zeitstempel) und ergänzender Daten, wie z.B. Lieferanteninformationen, aus dem ERP-System und Aufbereitung der Rohdaten für die weitere Analyse
  • Visualisierung der Prozessvarianten mit unserem Process Mining Tool und Validierung mit den Prozessverantwortlichen
  • Identifizierung von Prozessabweichungen, -schleifen und langen Durchlaufzeiten sowie Analyse der Ursachen und Kalkulation der Einsparpotenziale
  • Definition und Umsetzung von Maßnahmen zur Prozessoptimierung und Automatisierung
  • Training der Prozessverantwortlichen für die selbstständige Nutzung des Tools

Ergebnisse

  • Transparenz über den gesamten P2P-Prozess von Beschaffungsanfrage, Bestellung bis Rechnung
  • Identifikation, Reduzierung und dauerhafte Überwachung von Maverick Buying
  • Ermittlung der Ursachen für schlechte Performance, lange Durchlaufzeiten und unnötige manuelle Arbeit
  • 50% Steigerung der Rechnungsverarbeitungszeit
  • 35% Weniger Nacharbeit
  • 20% Höhere Automatisierungsrate

Weitere Use Cases

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